GDPR a používání dat z Prospectoru
Odkud pocházejí data v Prospectoru, jak je můžete legálně používat a jaké podklady připravit pro právníka nebo DPO.
GDPR chrání osobní údaje nás všech. V B2B to platí úplně stejně. Nejde přitom jen o ochranu soukromí. GDPR také zajišťuje, aby informace o lidech byly správné a aktuální, a dává každému právo na opravu nepřesných údajů nebo na jejich výmaz.
BizMachine staví své produkty tak, abyste mohli pracovat s daty a zároveň respektovat tato pravidla. Tato stránka vysvětluje, odkud data v Prospectoru pocházejí a jak s nimi můžete pracovat.
Odkud pocházejí údaje o osobách
Platforma BizMachine obsahuje i vlastní analytiku, signály, microsegmenty a další datové vrstvy o firmách, které nejsou veřejně dostupné. Pokud jde ale o osobní údaje – tedy data, která mohou identifikovat konkrétní fyzickou osobu – ta pocházejí z veřejně dostupných zdrojů. Konkrétně:
Veřejné rejstříky (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík)
Webové stránky firem
Online seznamy firem a katalogy
Profesní sociální sítě (LinkedIn)
Mapové služby
Pracovní inzeráty
BizMachine tyto roztříštěné informace propojuje, strukturuje a pravidelně ověřuje proti původním zdrojům. Data, která ze zdroje zmizí (třeba když firma smaže kontakt z webu nebo internetového katalogu), se následně odstraní i z Prospectoru.
Můžu data z Prospectoru použít na oslovení firem?
Krátká odpověď: záleží na tom, jak to uděláte. Jsou tu dvě samostatné otázky: jestli můžete osobní údaje zpracovávat (to řeší GDPR) a jestli můžete danou osobu oslovit (to řeší anti-spam legislativa). GDPR výslovně uvádí, že zpracování osobních údajů pro účely přímého marketingu lze považovat za zpracování prováděné v oprávněném zájmu (Recitál 47). To ale neznamená, že můžete automaticky poslat email nebo zavolat – pravidla pro samotné oslovení se řídí další legislativou a liší se podle země a kanálu.
Co zajišťuje BizMachine
Právním základem pro zpracování osobních údajů v BizMachine je oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). Konkrétně to znamená:
Provedli jsme posouzení oprávněných zájmů (tzv. LIA – Legitimate Interest Assessment) a pravidelně ho revidujeme.
Osobní údaje v Prospectoru pocházejí z veřejně dostupných zdrojů a týkají se podnikatelské činnosti – ne soukromého života osob.
Neobsahuje žádné citlivé údaje (zvláštní kategorie osobních údajů).
Jak se o zpracování dozvědí dotčené osoby? BizMachine to popisuje ve veřejně dostupných Zásadách zpracování osobních údajů.
Data procházejí dvoufázovým procesem (vyhledání a ověření). BizMachine pravidelně kontroluje údaje proti původním zdrojům, jak často závisí na frekvenci aktualizace zdroje. Údaje, které se nepodaří ověřit nebo které ze zdroje zmizely, se odstraňují.
Stoprocentní přesnost v reálném čase zaručit nelze, ale děláme maximum pro to, aby data v Prospectoru byla aktuální a správná. To je ostatně i požadavek GDPR na přesnost údajů (čl. 5 odst. 1 písm. d)).
Proč je důležité, že jde o veřejně dostupná data? Oprávněný zájem není automatický – vyžaduje posouzení, zda váš zájem převáží nad právem dané osoby na soukromí. A právě tady hraje roli povaha dat. Pokud jsou údaje veřejně dostupné – třeba v obchodním rejstříku nebo na firemním webu – jejich dalším zpracováním se o dané osobě neodhaluje nic nového. Dopad na soukromí je výrazně menší, než kdyby šlo o data neveřejná. Navíc osoba, která působí jako jednatel, obchodní ředitel nebo jiný zástupce firmy, může rozumně očekávat, že její profesní údaje budou v obchodním styku zpracovávány. Tyto dva faktory – veřejná dostupnost a profesní kontext – posilují pozici oprávněného zájmu jako právního základu pro práci s B2B daty.
Co je vaše odpovědnost
Tady je důležité rozlišovat několik věcí:
1. Zpracování dat (GDPR)
Když si data z Prospectoru uložíte do CRM nebo podle nich segmentujete trh, ještě to automaticky neznamená, že zpracováváte osobní údaje. Záleží na tom, o jaká data jde:
Právnická osoba (bez vazby na fyzickou osobu)
Název firmy, IČO, sídlo, obrat, [email protected], telefon na recepci
Ne – GDPR se nevztahuje (ale anti-spam legislativa ano)
OSVČ / živnostník
Jméno, IČO, adresa provozovny
Ano, vždy
Statutární zástupci a vlastníci
Jednatel, člen představenstva, společník s.r.o.
Ano – i když jde o veřejné údaje z rejstříku
Kontakty na osoby ve firmě
Jméno, email, telefon, funkce
Ano
V praxi ale většinou pracujete s kombinací – firma + kontaktní osoba. Jakmile je ve hře konkrétní člověk, jde o osobní údaje.
Pokud zpracováváte osobní údaje, stáváte se z pohledu GDPR správcem údajů a potřebujete vlastní právní základ. V B2B je to nejčastěji oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) – pracujete s obchodními údaji v kontextu podnikatelské činnosti, ne se soukromými daty. Stačí jednoduché interní posouzení – nemusí to být právní elaborát, ale mělo by existovat písemně.
Důležité – dvě věci, které BizMachine nemůže udělat za vás:
Souhlas osob v databázi. BizMachine nezískává souhlas osob se zpracováním ani s oslovením – právním základem BizMachine je oprávněný zájem, ne souhlas. A i kdyby souhlas existoval, nedá se „předat" dalšímu správci – souhlas je vždy vázaný na konkrétní účel a konkrétního správce. Pokud pro vaše zpracování nebo oslovení potřebujete souhlas, musíte ho získat sami.
Informační povinnost. Když se stanete správcem osobních údajů (třeba tím, že si data uložíte do CRM), máte povinnost dotčené osoby informovat o tom, kdo jste, proč jejich údaje zpracováváte a jaká mají práva (čl. 14 GDPR). V praxi to nejčastěji splníte při prvním kontaktu – představíte se, řeknete proč oslovujete a dáte možnost odmítnutí.
Ale pozor: informovat byste měli v přiměřené lhůtě od získání dat, nejpozději do jednoho měsíce. To je další důvod, proč nemá smysl stahovat si velké seznamy kontaktů „do zásoby" – čím déle data leží v CRM bez toho, abyste s nimi pracovali, tím víc roste vaše nesplněná informační povinnost. BizMachine tuto povinnost plní za sebe prostřednictvím svých Zásad zpracování osobních údajů, ale za vaše zpracování ji splnit nemůže.
Přesnost a aktuálnost údajů: vy se staráte, BizMachine pomáhá
GDPR požaduje, aby osobní údaje byly přesné a aktuální (čl. 5 odst. 1 písm. d). Pokud si kontakty uložíte do CRM, je vaší odpovědností je udržovat aktuální a mazat zastaralé údaje. BizMachine vám to usnadňuje:
Zdroj a datum verifikace u každého kontaktu. U každého osobního kontaktu v Prospectoru vidíte, odkud údaj pochází (konkrétní URL) a kdy byl naposledy ověřen. Email a telefon mohou mít různé zdroje i různá data poslední verifikace.
Export vždy obsahuje zdroj a datum. Když si stáhnete kontakty do XLSX, export automaticky obsahuje zdrojovou URL a datum posledního ověření. Díky tomu můžete kdykoli doložit, že kontakt pochází z veřejně dostupného zdroje a jak čerstvý je.
Stejnou strukturu (zdroj + datum ověření) mají i sloupce pro telefon a LinkedIn.
API poskytuje totéž. Endpoint pro osobní kontakty vrací zdrojovou URL a datum poslední verifikace (zvlášť pro email a telefon, pokud pocházejí z různých zdrojů). Na tom můžete postavit automatizovaný proces, který zastaralé kontakty z CRM sám vyřadí.
Kontakty, které ze zdroje zmizí, BizMachine automaticky odstraní. Nemusíte se bát, že v Prospectoru narazíte na kontakt, který už dávno není veřejně dostupný.
Z praxe: některé outbound týmy si kontakt z Prospectoru ověří ještě jednou přímo před telefonátem – podívají se na zdrojovou URL a zkontrolují, jestli je kontakt stále dostupný. Teprve po navázání kontaktu s danou osobou si údaje přenesou do CRM. Pro ně ani den stará data nejsou dost čerstvá a tenhle postup jim dává jistotu.
2. Samotné oslovení (anti-spam legislativa)
To, jestli můžete někomu poslat email nebo zavolat, neřeší GDPR, ale pravidla pro nevyžádanou obchodní komunikaci. V ČR je to především zákon č. 480/2004 Sb., v dalších zemích platí obdobné předpisy vycházející z evropské ePrivacy směrnice. Pravidla se liší podle země a kanálu (email, telefon, pošta) – proto doporučujeme konzultaci s vaším právním týmem pro váš konkrétní případ.
Co ale platí vždy: čím přesněji cílíte a čím relevantnější je vaše nabídka, tím menší je právní i reputační riziko. Právě proto existuje Prospector: pomáhá vám oslovovat firmy, pro které je vaše nabídka skutečně relevantní, místo rozesílání hromadných emailů naslepo.
Prakticky: co udělat, než začnete oslovovat
Zdokumentujte si, proč dané firmy oslovujete (váš oprávněný zájem) – stačí stručný interní záznam.
Oslovujte relevantně – správná firma, správný člověk, správný důvod. Čím relevantnější nabídka, tím menší právní i reputační riziko.
Ověřte si, jaká pravidla pro oslovení platí ve vaší zemi a pro váš kanál (email, telefon, pošta). V některých zemích je potřeba předchozí souhlas, jinde stačí možnost odmítnutí.
Pokud se někdo zeptá, odkud máte jeho údaje, buďte transparentní: údaje pocházejí z veřejně dostupných zdrojů.
Pokud někdo řekne „nemám zájem, nekontaktujte mě" – respektujte to a zařaďte si ho do interního opt-out seznamu.
Jak to dělají zkušené obchodní týmy
Z praxe našich zákazníků – od malých obchodních týmů po velké sales organizace:
Nabídku šijí na míru. Neposílají jeden generický email tisícům firem. Oslovení je konkrétní – proč právě tato firma, proč právě teď. Taková zpráva má výrazně vyšší šanci, že ji adresát ocení.
Jsou transparentní od prvního kontaktu. V telefonátech i emailech dají jasně najevo, že jde o obchodní sdělení, a nabídnou možnost odmítnutí. Není to stoprocentní ochrana, ale ukazuje to férový přístup.
Nestahují hromadně velké seznamy kontaktů. Kontaktní údaje se mění v řádu týdnů – lidé mění pozice, firmy mění emaily. Kdo si jednou stáhne tisíce kontaktů do CRM a pak je měsíce neaktualizuje, sedí na zastaralých datech. Z pohledu GDPR je to problém – zpracováváte nepřesné osobní údaje.
Pracují v menších dávkách a pravidelně. Vytáhnou si z Prospectoru tolik firem, kolik reálně stihnou oslovit, a za čas si vytáhnou nový seznam. CRM se tak nestane skladištěm mrtvých kontaktů, ale žije aktuálními daty.
Volí kanál podle trhu a legislativy. Některé týmy – třeba v Německu – preferují oslovení přes LinkedIn, protože v jejich zemi je cold email nebo cold call právně problematický. Jak říkají: „Emaily ani cold cally posílat nemůžeme, ale navázat spojení a napsat na LinkedIn můžeme." Pravidla se liší podle země, proto je dobré vědět, co platí na vašem trhu.
Neprodávají hned, ale nejdřív přinášejí hodnotu. Místo „domluvme si schůzku" na první kontakt raději sdílejí užitečný obsah – třeba zajímavý článek, relevantní data z trhu nebo pozvánku na webinář. Budují vztah postupně. Takový přístup je nejen efektivnější, ale i bližší tomu, jak chtějí být lidé oslovováni.
Co říct právníkovi nebo DPO
Pokud váš právní tým posuzuje, jestli můžete data z BizMachine použít, tady jsou klíčové informace:
Osobní údaje pocházejí z veřejně dostupných zdrojů. Veškeré osobní údaje v Prospectoru pocházejí z veřejných rejstříků, webů firem, LinkedIn a dalších otevřených zdrojů. Platforma navíc obsahuje vlastní analytiku a datové vrstvy o firmách, ty ale nejsou osobními údaji. Z pohledu GDPR je klíčové, že osobní údaje v Prospectoru si může dohledat kdokoli.
BizMachine má vlastní LIA (Legitimate Interest Assessment). Posouzení oprávněných zájmů bylo zpracováno právním týmem a pravidelně se reviduje. Je k dispozici na vyžádání.
Údaje se týkají podnikatelské činnosti, ne soukromého života. Jde o obchodní kontakty, firemní údaje, role ve firmě – tedy informace, které osoby samy zveřejnily v profesním kontextu.
Zpracování obchodních údajů na základě oprávněného zájmu je běžná praxe. Oprávněný zájem pro zpracování veřejně dostupných B2B dat je v EU i ČR běžně používaný právní základ. Samotné oslovení pak spadá pod pravidla pro obchodní komunikaci (anti-spam legislativa), ne pod GDPR.
Data jsou pravidelně ověřována a zastaralá data se mažou. GDPR požaduje, aby osobní údaje byly přesné a aktuální. BizMachine údaje pravidelně kontroluje proti původním zdrojům a neověřitelné nebo zaniklé údaje odstraňuje. Když informace zmizí ze zdroje, zmizí i z Prospectoru.
BizMachine neposkytuje právní poradenství. Výše uvedené informace shrnují, jak BizMachine pracuje s daty, a mohou sloužit jako podklad pro vaše vlastní právní posouzení. Pokud si nejste jistí, doporučujeme konzultaci s vaším právním týmem.
Co když si někdo z databáze stěžuje?
Může se stát, že osoba, jejíž údaje jsou v Prospectoru, požádá o přístup ke svým údajům, jejich opravu nebo výmaz. Takové žádosti řeší BizMachine:
Žádost o výmaz: BizMachine údaje odstraní.
Žádost o opravu: BizMachine prověří, kde nepřesnost vznikla. Pokud je chyba na původním zdroji (třeba v online katalogu), nejrychlejší cestou je oprava přímo tam. BizMachine údaj při další synchronizaci převezme. Ve výjimečných případech je možný i ruční zásah na naší straně. Vždy se snažíme najít řešení.
Námitka proti zpracování: BizMachine žádost posoudí a pokud neprokáže převažující oprávněný zájem, zpracování ukončí.
Kontakt pro žádosti týkající se osobních údajů: [email protected]
Další informace
Zásady zpracování osobních údajů – úplný právní dokument
Odkud máte kontakty? – jak funguje agregátor kontaktů v Prospectoru
Otázky k GDPR: [email protected]
Pokud si v čemkoli nejste jistí, ozvěte se – rádi pomůžeme.
Last updated